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公司车辆该如何管理?请看这6点建议

  时间: 2023-02-22      952    

       公司车辆该如何管理?如何有效提升公司车辆的使用效率?又该怎样降低公司车辆的运行成本?有效控制成本支出?在数字化管车的今天,除了推荐客户通过车辆管理软件和硬件设备来实现智能化管理之外,另外在公司车辆管理问题上,以下6点措施也能助您更好地管理好车辆。

       1、职责权限


       首先要清楚公司车辆的管理部门是谁?公司车辆的驾驶员该负有哪些职责。

       1、负责车辆调度、使用及管理的部门一般是行政部或有设有专门车辆管理部门和管理员。

       2、驾驶员的职责包括,负责车辆驾驶、简单维修、维护及保养等。

       2、车辆调度使用

        原则上来说,车辆的调度使用属车辆管理部门职责范围。但也有特殊情况,比如,公司领导(一般是高级副总裁及以上的领导)在某些情况下可以直接安排出车。


       公司车辆驾驶员的直接上级为行政部车辆管理员,除公司领导特殊情况安排出车外,其他所有出车都必须由车辆管理员负责安排出车。当然,遇到特殊紧急情况可以先出车,但需要随后立即知会车辆管理员登记备案。这种特殊紧急情况无法具体厘定,车辆管理员需要交代清楚司机灵活处理,切忌照本宣科、麻木执行,驾驶员无法处理的情况,需要以最高效的方式告知管理员,按管理员指令出车。


       一般来说,车辆管理员安排出车以派车系统的《出车申请表》、口头通知或电话通知为指令,特殊情况的出车,驾驶员必须及时告知车辆管理员(当面告知或电话联系告知)。遇到特殊情况先行出车,驾驶员需要及时补充填写《出车申请表》,以便管理员定期(可以是每周、每月)统计出车数据,核算车辆成本、总结经验、提升效率。


       3、车辆使用范围


       公司车辆主要还是以公务使用为主,非公司行为,原则上是不能使用公司车辆的。一般公司车辆的使用范围包括:

       1、接送公司客户用车;

       2、接送公司领导用车;

       3、接送公司员工外出公务用车;

       4、其他特殊、紧急情况用车。


       4、车辆使用派车原则及申请流程


       公司车辆属于稀缺资源,不可能随时随地满足全员的使用需求的。那就要求必须要有一个出车使用的原则进行指导。这个原则,既是车辆管理员的派车原则,也是需要向广大同事说明清楚的一个原则。归根结底,还是需要车辆管理员要有一个清晰的办事头脑,能够协调好车辆资源,满足各方需求。也要求车辆管理员具备优秀的沟通技巧,在资源有限的情况下,能做好各项沟通工作。避免不必要的误会。


       那么车辆使用的原则是什么呢?车辆使用的一般原则是:公务用车原则上按轻重缓急、申请时间先后安排,同方向能够合并用车的,则合并派车;对于沿途乘坐巴士方便又无携带重物的非商务用车申请,不予单独派车,以避免公司资源浪费。


      说完原则,再来说说申请的流程。要根据公司的实际情况进行制定,一般的申请流程是这样的:申请人填写《出车申请表》→车辆管理员审核确认→驾驶员凭审批后的《出车申请表》出车→归车后,驾驶员及时填写出车记录。高级副总裁以上人员用车申请,由驾驶员代为填写(一般呢,领导的时间都是比较珍贵的。就比如地上掉了100美刀,比尔盖茨弯腰去捡的时间成本比随行司机去捡的时间成本要高。所以,大家要力争当领导哦)。驾驶员须在申请人出车日期之日起,3天内完成《出车申请表》出车记录填写,以便车辆管理员审核。


       为尽可能避免临时无车可派的情况发生,申请人需加强相关工作的计划性,一般需提前半天或一天以上填报《出车申请表》。

       最后说说注意事项。申请人填写《出车申请表》时,须按要求详细填写用车日期、时间、目的地、人数、预计返回时间等项目,以便车辆管理员合理派车。同时,申请使用人应合理利用时间,不得无故拖延时间或利用公车办理私事,如果有这类事情发生,驾驶员有权按《出车申请表》预计返回时间返回,如果确因公事不能及时返回,申请使用人应及时打电话告知车辆管理员原因及返回时间,以便车辆管理员合理调派。


以上流程是传统申请和派车方式,通过车队管家软件,用车人只需小程序端一键申请,系统自动通知管理员审核并派车,方便快捷。


      5、车辆安全管理


       好吧,还是行政部负责公司车辆的安全管理及使用调度。

车辆驾驶员负责车辆的安全行驶和保管。公司所有车辆,必须由专职驾驶员负责驾驶,其他员工不准驾驶公司车辆。驾驶人员要严格遵守交通规则,严禁酒驾及醉驾、公车私用或未经审批交给其他人员驾驶。这一项管理要求,最好列入到驾驶员的考核及工作职责中去,要严格执行,一经发现,就要严肃处理。这样才能保证公司车辆的行驶安全。


       驾驶员归车时必须将车辆按规定整齐停放在公司指定停车场内,未经车辆管理员同意,驾驶员所驾驶的车辆不得停放在公司指定停车场外面过夜。未经批准将车辆停放在外面过夜,按相关规定给予相关处罚,如有相关损失,直接追究相关责任人责任。特殊情况经批准后停放在外面的,必须注意选取安全的停车场存放,驾驶员离开车辆时,要注意锁好车辆。


       有些特殊情况,比如因公驾驶车辆外出临时过夜停放的,要将车辆停放在正规停车场保管,不按规定停放造成受损或被盗的,按情节轻重负相应责任;私自驾车外出受损或被盗的,相关驾驶员要赔偿全部的经济损失(具体怎么定性,由公检法具体裁定)。


      禁止将公司车辆借给他人驾驶,固定驾驶员之间如遇特殊情况需调换驾驶的,须经车辆管理员批准。违反规定者,视情节给予相应的处分。


       车辆钥匙怎么管理?驾驶员归车后须将车辆钥匙交还车辆管理员,并填写《车辆钥匙管理表》。未按规定归还车辆钥匙的,车辆管理员应及时查明原因,登记备案,视实际情况及时上报上级主管,并进行相应处罚。处罚规定:3次以内:口头警告;3次及以上,通报批评,并根据实际情况上报主管高级副总裁、人力资源部进行辞退。


      车辆管理员每周上报《车辆钥匙管理表》、车辆GPS监控抽查记录至上级主管审核,未按规定进行登记,车辆管理员担负全责。上级主管不定期监督抽查实际情况。


现在越来越多的企业车队,选择在车辆上安装GPS定位设备,能实时定位车辆位置、行驶轨迹、平均车速、里程数等数据,更加高效管理车辆,能有效防止公车私用。


       未经批准因私事用车肇事的,所造成的经济损失全部由其本人负责赔偿,凡节假日未经批准用车的或擅自将车交给他人驾驶而引发事故或造成损失的,责任由相关驾驶员负担。车辆的外借,必须经由高级副总裁审批同意。


       驾驶员违章驾驶受罚的,罚金不予以报销。因违反交通法规造成交通事故赔偿对方经济损失,驾驶员负主要责任。


      6、车辆维护保养、用油及费用报销

       驾驶员应爱惜公司车辆,平时要注意车辆保养,经常检查车辆的主要机件,每天要抽适当的时间(至少十五分钟)擦洗清理自己所开车辆,视情况定期到洗车场全面清洁车内、车外,凡是检查发现车内座位不整齐、车内壁表面积有灰尘或车内有垃圾杂物、车身玻璃不干净透明的,行政部给予警告处分。每月至少要安排一天的时间对自己所开车辆进行检修,如发现故障,应及时将维修项目报车辆管理员批准,且必须送到指定的维修站维修,本项监督检查人为车辆管理员(随时进行检查或请专人检查车辆)。


       出车前,驾驶员要例行检查车辆的油、水、电、轮胎以及其他性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整,发现存在严重安全隐患时,应及时向车辆管理员汇报情况,暂缓出车,并向乘车人员做好解释工作;出车回来,要检查存油量,发现不足时,应立即提前加油,避免临时加油。


       车队管家软件[车辆检查]功能,在出车收车前提醒驾驶员对车辆进行检查,杜绝安全隐患,保障出行安全。


       车辆的保养、维修/维护等,驾驶员须按公司规定流程填写《车辆保养、维修/维护申请表》报送审批,获批后及时进行相关保养、维修/维护。正常情况下,车辆每行驶5,000公里进行保养一次。


       驾驶途中如遇特殊情况需修理的,必须电话报请车辆管理员同意,并在回来后次日补办手续,否则不予报销费用。


驾驶员报销单据所列金额应与《出车记录》、《汽车维修、保养、加油登记表》上登记、审批金额一致,否则将不予报销处理。


       车队管家软件可根据每辆车设置[维修保养]提醒;防止因为工作忙碌而忘记维保事项。


       最后,我们说说一些其他情况。


       大家都知道驾驶员这个岗位具有特殊性,节假日期间因工作需要,车辆管理员可以以电话形式通知驾驶员履行出车任务。车辆管理员根据公司工作需要安排驾驶员在节假日出车,驾驶员不得以个别理由不出车。








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